ЯК ЗМЕНШИТИ НОРМИ ВІДШКОДУВАННЯ ВИТРАТ НА ВІДРЯДЖЕННЯ І ВІДПРАВИТИ У ВІДРЯДЖЕННЯ НЕ РОБІТНИКА ПІДПРИЄМСТВА

Як відомо, розмір добових витрат (25 гривень на добу при відрядженнях в межах України та 280 грн. при відрядженнях за кордон) не може бути нижчим від норм, установлених Постановою КМУ від 23.04.1999 р. № 663 “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон” (далі - Постанова про норми на відрядження). Але є офіційні методи зменшення цих норм для деяких категорій працівників. Крім того виявляється, за рахунок підприємства можна відправити у відрядження особу, яке не є працівником підприємства.

Якось Міністерство фінансів України в листі від 16.05.2001 р. №041-407-349/13-3295 “Про добові витрати” надало роз'яснення щодо неможливості зменшення встановленого Постановою про норми на відрядження розміру добових витрат при службовому відрядженні співробітника. До оприлюднення цього роз'яснення власник підприємства чи уповноважена ним особа на підставі абзацу десятого пп. 5.4.8 Закону України від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР "Про оподаткування прибутку підприємств" могли встановлювати додаткові обмеження щодо сум і цілей використання коштів, наданих на відрядження.

Економія на закордонних відрядженнях

Але тепер Мінфін однозначно стоїть на думці, що розмір добових витрат не може бути нижчим від норм, установлених Постановою про норми на відрядження. Але тут є одне але – норми нормам рознь. Наприклад, при відрядженнях за кордон власнику залишено право маневру, оскільки відповідно до пункту 11¹ Постанови про норми на відрядження розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності (крім підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), не може бути нижчим ніж норми добових витрат, установлених додатком до постанови Кабінету Міністрів України від 11 липня 2002 р. N 977 (цією Постановою затверджено додатки саме до Постанови про норми на відрядження), тобто розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, скерованим у відрядження за кордон, також може бути меншим за встановлений в 280 гривень, наприклад, при відрядженні в Росію, власник може не виплачувати 280 грн. на добу, а лише $37 (~186,85 грн., економія 93,15 грн. на добу !), як для працівників бюджетних установ та організацій. Аналогічно і для інших країн. Тобто розмір добових за кордон не може бути нижчим за норми добових витрат, установлені працівникам, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Це підтверджує і Держпідприємництво у Листі від 27.02.2003 р. N 1-221/1113. У разі виплати добових в менших розмірах керівництво суб’єкта підприємницької діяльності притягається до відповідальності як за порушення трудового законодавства, а працівник отримує право на негайне звільнення за власним бажанням без двотижневого відробітку.

Економія на відрядженнях по Україні

Одночасно є і легальний засіб для зменшення норм відшкодування витрат на відрядження і по Україні, але його  можна застосовувати не для всіх працівників та підприємств. Справа в тому, що відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 31.03.99 р. №490 "Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер" підприємства, установи, організації самостійно встановлюють надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, у розмірах, передбачених колективними договорами або за погодженням із замовником.

Тобто слід відійти від відряджень і прийняти роботу таких працівників як таку, що здійснюється вахтовим методом або постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер. В цій справі допоміжним є абзац другий Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, який говорить, що “Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою)”. Таким чином, якщо в трудовому чи колективному договорі записати, що відповідні робітники працюють вахтовим методом або їхня робота постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер (якщо законодавством не передбачено інше), то відряджень, а відповідно і повних норм відрядних немає. Під такі норми потрапляють водії, експедитори, вахтовики, польові менеджери тощо.

При цьому граничні розміри надбавок (польового забезпечення) працівникам за день не можуть перевищувати граничні норми витрат, установлених Кабінетом Міністрів України для відряджень у межах України. Тобто такі граничні надбавки просто наказано виплачувати в сумах менше або дорівнює 25 грн. на добу, тобто вони можуть бути і в сумі 10 грн. на добу. Що нам і треба ! Але слід дотримуватися порядку оформлення наказу про такі добавки і працівники мають дійсно працювати вахтовим методом, бути в дорозі або робота у них повинна мати роз'їзний (пересувний) характер, тобто при одноразовому відрядженні зменшити норми відшкодування витрат на відрядження зменшити не вдасться. Крім того, цей метод дає можливість сплачувати кошти при відрядженнях за кордон навіть в розмірі меншому, що належить сплачувати бюджетникам (але важко буде найти таких працівників без відповідного збільшення зарплати), оскільки відповідно до пункту 2 вищевказаної Постанови у разі коли робота працівників постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний характер за межами України, граничні розміри надбавок працівникам за день не можуть перевищувати 80 відсотків граничних норм добових витрат. А граничні норми витрат за кордон є витрати на бюджетних працівників.

Відрядження працівника, який не є робітником підприємства

Мінфін в Листі від 16.10.2003 р. N 31-03173-07-29/3846 офіційно підтвердив, що навіть якщо член керівного органу не має трудових відносин з підприємством, наприклад, це стосується членів наглядової ради чи ревізійної комісії, витрати на відрядження такого керівника все одно включаються до складу валових витрат. Звісно, ДПА України може і не погодитися з думкою Мінфіну, але за Законом так воно і є. Тут спостерігається конфлікт між Законом про оподаткування прибутку підприємств та Інструкцією про службові відрядження. При цьому Закон працює на користь платників податків, тому податківців можна переконати в своїй правоті, щоправда з цього приводу ДПАУ вже висловлювалася на користь платників податків.

Зокрема в Листі від 13.12.2004 р. N 11258/6/17-3116 йдеться про можливість відрядження особи, яка працює не за трудовим, а за цивільно-правовим договором, і відповідним врахуванням валових витрат ! В цьому Листі сказано, що “якщо умовами цивільно-правового договору, укладеного між фізичною особою і підприємством, не визначена необхідність виконання для підприємства зазначених у цьому договорі робіт за межами місця знаходження підприємства, зокрема, за межами України, підприємство може направити таку фізичну особу у відрядження з оформленням всіх необхідних у зазначеному випадку документів (наказ, завдання та ін.)”. Збиває з пантелику “не визначена необхідність виконання для підприємства зазначених у цьому договорі робіт за межами місця знаходження підприємства”, але ми говоримо про можливість відрядження сторонньої особи, не працівника підприємства. І цей Лист підтверджує таку можливість.

Зокрема відповідно до підпункту 5.4.8 Закону про оподаткування прибутку підприємств дозволяє включати до валових витрат витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з таким платником податку або є членами керівних органів платника податку. В той же час, Інструкція про службові відрядження, яка розроблена на виконання цього підпункту (!), передбачає, що службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. На наш погляд службовим відрядженням є навіть поїздка керівника підприємства за власним розпорядженням чи бажанням власника підприємства, а також поїздка цього керівника за розпорядженням наглядової ради чи ревізійної комісії, або поїздка членів цих керівних органів за власним бажанням в цілях господарської діяльності підприємства. І Мінфіну слід це взяти до уваги в наступних змінах до Інструкції про службові відрядження, а наразі ми всі користуватимемося цим ліберальними листом.

Тут може прийти думка, що у відрядження за рахунок підприємства формально можна посилати і пересічного акціонера. Адже саме він є його власником. Однак справа в тому, що відповідно до підпункту 5.4.8 Закону про оподаткування прибутку підприємств дозволяє включати до валових витрат витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з таким платником податку або є членами керівних органів платника податку.

Щоправда частина друга статті 23 Закону «Про господарські товариства» горить про те, що посадовими особами органів управління товариства визнаються голова та члени виконавчого органу, голова ревізійної комісії, а у товариствах, де створена рада товариства (спостережна рада), - голова та члени ради товариства (спостережної ради). І тому, мовляв, керівні органи управління акціонерним товариством – правління, наглядова та спостережна рада.

Але  загальні збори – це найвищій керівний орган АТ. І всі акціонери є членами цього органу. Але щоб зайвий раз не сперечатися із податківцями можна укласти із акціонером цивільно-правовий договір або прийняти його на роботу на час відрядження…

Кодексом законів про працю та Законом України "Про оплату праці" надання гарантій щодо  норм відрядних передбачено особам, які перебувають у трудових відносинах з підприємством. Надання вказаних гарантій та компенсацій особам, які не перебувають у трудових відносинах з підприємством, чинним законодавством не передбачено. Тому норми відрядних для членів наглядових рад, ревізійних комісій, акціонерів, які не є працівниками цих підприємств, можуть бути меншими за норми, що передбачені Постановою про норми на відрядження. При цьому не повинно бути і податку з доходів фізичних осіб, оскільки до оподатковуваного доходу не відносяться суми коштів, отриманих платником податку на відрядження (пп.. 4.3.2 Закону про доходи). Як бачимо, говориться про платника податку, а не про працівника підприємства.

ФОН

Навіть якщо член керівного органу не має трудових відносин з підприємством, наприклад, це стосується членів наглядової ради чи ревізійної комісії, витрати на відрядження такого керівника все одно включаються до складу валових витрат.

ФОН

На підставі колективного договору або наказу працедавцем можуть бути встановлені норми добових витрат, які перевищують норми, встановлені Постановою про норми на відрядження. Проте суми добових витрат можуть бути віднесені до складу валових витрат підприємства лише в межах встановлених Кабміном граничних норм. Крім того, виходячи з норм Закону України "Про податок з доходів фізичних осіб" із суми такого перевищення утримується податок з доходів фізичних осіб.

Віталій МОСЕЙЧУК

МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

ЛИСТ

від 16.05.2001 р. N 041-407-349/13-3295

Про добові витрати

Міністерство фінансів розглянуло лист <…> щодо добових витрат при службових відрядженнях і повідомляє.

Статтею 121 Кодексу законів про працю України встановлено, що працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у службовому відрядженні в порядку і розмірах, встановлених законодавством.

Відповідно до статті 12 Закону України "Про оплату праці" гарантії і компенсації працівникам у разі службових відряджень, що встановлені Кодексом законів про працю України та іншими актами законодавства, є мінімальними державними гарантіями.

Постановою Кабінету Міністрів від 23.04.99 N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" (з урахуванням змін і доповнень, внесених постановами Кабінету Міністрів України від 30.05.2000 N 850 та від 06.09.2000 N 1398) затверджені граничні норми добових витрат при відрядженнях в межах України та за кордон працівників підприємств, установ і організацій всіх форм власності та норми добових витрат для державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

Виходячи з наведеного, розмір добових витрат, що відшкодовуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами всіх форм власності, не може бути нижчим норм добових витрат, встановлених вказаною постановою Кабінету Міністрів України.

Що стосується обмежень щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, які встановлюються наказом (розпорядженням) керівника підприємства, то вони можуть бути застосовані до витрат на проїзд та наймання жилого приміщення.

МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

ЛИСТ

від 16.10.2003 р. N 31-03173-07-29/3846

Щодо службових відряджень

Міністерство фінансів України розглянуло лист <...> щодо службових відряджень і повідомляє.

Питання. Чи можна нараховувати та виплачувати добові за відрядження у ТОВ (або ЗАТ) в сумах, менших ніж 18 грн. за відрядженнями по Україні та 252 грн. - за відрядженнями за кордон?

Кодексом законів про працю (стаття 3) зазначено, що законодавство про працю регулює трудові відносини працівників усіх підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності, а також осіб, які працюють за трудовим договором з фізичними особами.

Згідно із статтею 121 зазначеного Кодексу працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями. При цьому зазначені витрати та компенсації виплачуються у порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Відповідно до статті 12 Закону України "Про оплату праці" гарантії і компенсації працівникам у разі службових відряджень, що встановлені Кодексом законів про працю України та іншими актами законодавства, є мінімальними державними гарантіями.

Згідно із пунктом 111 постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності, не може бути нижчим, ніж норми добових витрат, установлені Кабінетом Міністрів України.

Питання. За скільки саме днів до початку відрядження підприємство вправі видати працівнику грошовий аванс, про який працівник відзвітується після прибуття з відрядження?

Чинним законодавством не встановлено, за скільки днів до початку відрядження підприємство видає грошовий аванс. На думку Міністерства фінансів, вказане питання вирішується у кожному конкретному випадку, після видання наказу (розпорядження) про здійснення відрядження та з урахуванням можливості проведення працівником витрат, пов'язаних із направленням у відрядження (наприклад, придбання проїзних квитків).

Питання. Чи вправі підприємство направляти у відрядження члена керівного органу підприємства, якщо така особа - член керівного органу підприємства не знаходиться у трудових відносинах з підприємством, у якому він є членом керівного органу (наприклад, член ради АТ, засновник ТОВ)?

Враховуючи, що підпунктом 5.4.8 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" передбачено включення до складу валових витрат виробництва та обігу витрат на відрядження членів керівних органів платника податку, на думку Міністерства фінансів, підприємство має право направляти у відрядження членів керівних органів підприємства.

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ УКРАЇНИ З ПИТАНЬ РЕГУЛЯТОРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПІДПРИЄМНИЦТВА

ЛИСТ

від 27.02.2003 р. N 1-221/1113

Щодо гарантованого мінімуму добових витрат у відрядженнях за кордон

Державний комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва розглянув <...> лист щодо гарантованого мінімуму добових витрат у відрядженнях за кордон та повідомляє таке.

Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України працівникам, що направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні в порядку і розмірах, встановлених законодавством. При цьому стаття 12 Закону України від 24.03.95 р. N 108/95-ВР "Про оплату праці" визначає, що гарантії та компенсації працівникам у випадку здійснення службових відряджень, передбачені Кодексом законів про працю України та іншими актами законодавства, є мінімальними державними гарантіями.

Відповідно до підпункту 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств", у редакції Закону від 22.05.97 р. N 283/97-ВР, власник або уповноважена ним особа може встановлювати додаткові обмеження щодо сум і цілей використання коштів, наданих на відрядження.

Постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.2002 р. N 977 внесено зміни до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" (далі - постанова N 663). Новий пункт 11¹ постанови N 663 передбачає, що розмір добових витрат, виплачуваних працівникам, направленим у відрядження небюджетними підприємствами, установами й організаціями, не може бути нижче норми добових витрат, установлених у додатку до постанови N 663 для підприємств, установ, організацій, що повністю або частково фінансуються з бюджету. Таким чином, гарантований мінімум розміру добових визначається відносно не до граничних норм добових, а до норм добових для державних службовців і працівників, установ, організацій, що повністю або частково фінансуються з бюджету.

Таким чином, керівники підприємств, що не фінансуються за рахунок бюджетних коштів, мають право знижувати розмір добових із 280 грн. до рівня, що зазначений у додатку до постанови N 663 для конкретної країни.

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ

ЛИСТ

від 13.12.2004 р. N 11258/6/17-3116

ДПАУ розглянула лист і стосовно порушених у ньому питань повідомляє.

Особисті немайнові та майнові відносини (цивільні відносини), засновані на юридичній рівності, вільному волевиявленні, майновій самостійності їх учасників, регулюються цивільним законодавством, зокрема Цивільним кодексом України (далі - ЦКУ).

Учасниками цивільних відносин є, зокрема, фізичні особи та юридичні особи (ст. 2 ЦКУ), а підставами виникнення цивільних прав і обов'язків із дій осіб (фізичних і юридичних) є, зокрема, договори (ст. 11 ЦКУ), порядок укладення яких (залежно від видів визначених договором зобов'язань) регулюється окремими статтями ЦКУ.

Зміст договорів цивільно-правового характеру становлять умови (пункти), визначені на розсуд сторін і погоджені ними, та умови, які є обов'язковими відповідно до актів цивільно-правового законодавства (ст. 628 ЦКУ). Строк договору і ціна договору встановлюються умовами договору. Строком договору є час, протягом якого сторони (а сторонами можуть бути як фізичні, так і юридичні особи) можуть здійснити свої права і виконати свої обов'язки відповідно до договору (ст. 631 ЦКУ).

Якщо умовами цивільно-правового договору, укладеного між фізичною особою і підприємством, не визначена необхідність виконання для підприємства зазначених у цьому договорі робіт за межами місця знаходження підприємства, зокрема, за межами України, підприємство може направити таку фізичну особу у відрядження з оформленням всіх необхідних у зазначеному випадку документів (наказ, завдання та ін.), визначених постановою КМУ від 23.04.99 р. N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом МФУ від 13.03.98 р. N 59, зареєстрованою в Мін'юсті України 31.03.98 р. N 218/2658. Після закінчення відрядження фізична особа повинна надати підприємству звіт про виконання робіт за договором цивільно-правового характеру та звіт про використання коштів у відрядженні.

Питання щодо оподаткування коштів, наданих на таке відрядження, розглядається з урахуванням положень п. 9.10 ст. 9 Закону України від 22.05.2003 р. N 889-IV "Про податок з доходів фізичних осіб".

____________

Постійна адреса статті в Інтернеті: http://www.marazm.org.ua/index.html?/tax_prib/4_20.html